Makes your life organised!

Agendabeheer

Kom jij ook altijd tijd te kort of vergeet je vaak afspraken omdat je agenda gewoonweg overvol is? Ik geef je een aantal tips om je agenda beter te beheren. 

  1. Werk met 1 agenda zowel voor privéafspraken als zakelijke afspraken, dan ben je het meest efficiënt. Zo heb je overzicht en je maakt niet gauw meer een dubbele afspraak.
  2. Noteer afspraken en de ‘to-do’s’ direct in je agenda en vermeld er ook alle nodige informatie bij. Stel het invullen van je agenda niet uit.
  3. Noteer alle terugkerende afspraken. Zoals feestdagen, vakantie, activiteiten van evt. kinderen, routinetaken, vaste wekelijkse vergaderingen. Deze afspraken worden dan niet snel meer over het hoofd gezien.
  4. Reserveer in je agenda ook tijd voor jezelf. Tijd voor jezelf is even belangrijk als een afspraak met een klant, collega, sportinstructeur of vriendin.
  5. Leg de dingen die je energie geven zoals vakantie of tijd voor jezelf en gezin eerst vast. Daar plan je de andere afspraken en ‘to-do’s’ om heen. Ga je andersom te werk dan zul je nooit tijd vinden om je energiepotje weer aan te vullen.
  6. Plan je taken en afspraken niet al te strak in. Plan minstens een kwartier tussen afspraken en vergaderingen in. Zo heb je tijd om te resetten en kun je jezelf klaar maken voor de volgende afspraak/vergadering. Houd ook rekening met reistijd. Noteer die bijvoorbeeld als begintijd van je afspraak.
  7. Hou elke dag een half uur vrij om onverwachte taken te verwerken of achterstand in te halen.
  8. Houd elke week 2 dagdelen vrij die je zelf kunt invullen. De ene keer zul je die werk gerelateerd invullen de andere keer heb je een Me-time.
  9. Plan 1 keer per week een moment voor de minder leuke klussen. Plan het bijvoorbeeld op vrijdagmiddag. Je kunt dan met een voldaan gevoel aan het weekend beginnen.
  10. Focus minstens 1 keer per dag en reserveer daarvoor een tijdblok waarin je aan één stuk door kunt werken. Schakel op die momenten ook al je afleiding (lees: telefoon) uit.
  11. Afspraken verplaatsen? Plan die meteen opnieuw in. Anders ga je ze vergeten.
  12. Heb je een papieren agenda? Vul die dan met potlood in. Je afspraken kun je zo makkelijk weggommen en verplaatsen, zonder een rommeltje van je agenda te maken.
  13. Check je agenda geregeld; op het eind van je werkdag voor de volgende dag, vrijdag voor de week erop, zondag evt. voor maandag.
  14. Zet in je agenda alles op een deadline. Leg niet alleen een begintijd, maar ook een eindtijd voor je afspraken vast.
  15. Maak ruimte in je agenda voor pauzes: Niets doen is ook nuttig, je hebt het nodig om op te laden voor de volgende taak.